El código del artículo

Dentro de las decisiones que se deben tomar al configurar la aplicación de Gestión de Almacenes es la relativa a la estructura de los códigos de artículos, ya que ésta ofrece amplias opciones de configuración para que pueda elegir la que más se ajuste a sus necesidades.

En primer lugar hay que elegir si deseamos el código con una longitud fija o variable. En el mantenimiento de la Empresa puede indicar los dígitos (hasta un máximo de 20) que desee, dejándolo a cero si desea utilizar códigos de artículo con longitud variable.
La siguiente decisión ya afecta a la estructura de los códigos de los artículos, ya que se organiza a través de las Familias de Artículos. Las familias pueden organizarse por naturaleza del artículo (planchas, aluminio, cementos, antibióticos, etc.), tipo de trabajo (transportes, materias primas, gastos, etc.), incluso puede organizar la codificación de los artículos por proveedores, aunque no es recomendable como se verá en otra entrada de esta guía. Otra forma de definir los códigos de artículos es basándose en el propio código de barras del mismo, aunque puede presentar problemas que también se comentarán en esta guía.

Puede dejar que sea la aplicación quien indique el propio código de la familia como un contador secuencial, o bien que usted pueda indicar el código que desee, hasta un máximo que cuatro dígitos, tanto letras como números.

Como puede ver en el gráfico adjunto, entre otros elementos de configuración de cada familia y su tratamiento posterior, está la opción de incluir en la clave del artículo la propia clave de la familia, de forma que guarden relación entre ellos.

La otra casilla sólo se activa en el caso de fijar la longitud del artículo y habilita a la Gestión a llevar un contador secuencial por cada artículo, de forma que por cada familia se gestione un contador independiente. En el caso de dejar desmarcada la casilla, el usuario deberá indicar el código completo del artículo.

Si desea equiparar el código del artículo con el código de barras se puede encontrar con el problema de gestionar el mismo artículo suministrado por varios proveedores, o bien que el proveedor modifique el código de barras por motivos comerciales o promocionales. La Gestión de Almacenes dispone de otros medios para administrar estas diferencias de codificación sin necesidad de vincular el código de barras con el propio código del artículo, dejando mayor libertad para elegir la estructura más adecuada a cada negocio.

El código del artículo puede estar compuesto por cualquier combinación de letras y números, junto con determinados caracteres adicionales, excepto las comillas dobles. Existe la posibilidad de sustituir el punto por una coma; de esta forma se facilita la introducción del código al pulsar únicamente en el teclado numérico de su ordenador mientras se mejora la legibilidad del código al separar los elementos que lo forman por comas.