Software de gestión de albaranes y presupuestos

Programa de gestión de presupuestos y albaranes

El objetivo de la Gestión Comercial y de Almacenes es ofrecer una trazabilidad completa de los movimientos de entrada y salida de los artículos, así como el seguimiento de las ofertas presentadas y los pedidos emitidos tanto de los Clientes como de los Proveedores. Para conseguir este objetivo ofrece varias herramientas que permiten organizar este flujo de movimientos, como la gestión individual por Almacenes, o la opción de separar por número de serie los pedidos o albaranes para identificar diferentes áreas de facturación, delegaciones, etc.

Existen cuatro tipos de documentos que organizan el flujo de movimientos de artículos y que funcionan de forma parecida en Compras y en Ventas, aunque con algunas diferencias lógicas. Los tipos comunes son: Ofertas o Presupuestos, Pedidos y Albaranes. Como entradas, también existe la posibilidad de emitir Órdenes de Fabricación, tanto para uso interno como para emitir órdenes a Proveedores externos para fabricar determinados artículos o prestar servicios.

El paso de un tipo a otro se realiza sin perder la trazabilidad del documento de origen de ese movimiento, de forma que siempre tengamos constancia del documento del que se emite; por ejemplo, podemos consultar y mostrar en los documentos impresos los datos del pedido que ha generado un albarán. No es necesario pasar por todos los tipos de documento, ya que es posible pasar una Oferta directamente a Albarán, o crear un Pedido sin oferta previa.

Las Ofertas permitirán registrar cualquier artículo, sin que sea necesario tener stock del mismo ni se registre como inventario. En Compras se emiten los informes sin valorar, en Ventas sí se emiten valorados; además existe un modelo de informe más detallado para la Oferta de Ventas que incluye la imagen del artículo así como la información adicional indicada en la ficha del artículo.

El Pedido es el primer tipo de documento que se tiene en cuenta en el stock, ya que se registra como reserva de entrada o salida para mostrar el stock mínimo del artículo. Al igual que ocurre en la Oferta, se puede pasar un Pedido a Albarán por la totalidad de cada línea del pedido, o pasar parte de la cantidad indicada en la línea. Mediante un sencillo código de color se mostrará si el Pedido está ya convertido en Albarán o sólo se ha convertido en parte. En Pedido de Ventas existe un informe específico para la Órdenes de Almacén, que siempre mostrará los artículos pendientes de entregar descontando los que ya se han entregado o preparado; en esta orden se pueden ya indicar los códigos de lotes o fechas de caducidad de los artículos, para informar al personal de almacén. También puede ya registrar los posibles Anticipos que, con cargo al pedido, se hayan entregado al proveedor o recibido del cliente; estos anticipos se registran también en los Albaranes y se descontarán finalmente en la Factura final que se genere.

Finalmente, el Albarán es el único documento que realmente genera las entradas y salidas en el inventario de los artículos, por lo que se aplican diferentes controles para garantizar que no se produzca la rotura de stock, informando si el artículo y lote en Ventas tiene suficiente stock; también controla el acumulado de ventas al cliente, si se ha configurado algún límite de crédito en la ficha de cada cliente. Se puede configurar el número de copias adicionales que se emiten al imprimir albaranes de forma general, además de las copias adicionales que se pueden indicar en la ficha particular de cada cliente. También existe la posibilidad de firmar el albarán mediante un código PIN de cuatro dígitos, que sólo conocería el cliente o persona autorizada a retirar los artículos y que actuaría como la firma en papel, al quedar impreso codificado en la copia. Como el resto de informes y listados de la Gestión, el Albarán se puede enviar por correo electrónico o mediante la aplicación WhatsApp, adjuntando el PDF correspondiente. Al igual que ocurre con los Pedidos, al facturar un Albarán quedan identificadas las líneas ya facturadas de las que quedan pendientes, como se muestra en el siguiente gráfico, donde hay una línea completamente facturada que aparece en negro y el resto aparecen en rojo indicando que todavía no se ha facturado; además, el fondo amarillo indica que no se ha impreso el documento ni se ha remitido al cliente. También se muestra la función de cada botón que se muestra en la pantalla de Albaranes; según la configuración de la Gestión, algunos botones no se mostrarán y según las condiciones de cada Albarán, otros botones pueden aparecen desactivados.

Software de gestión de albaranes y presupuestos

Muestra los Pedidos de los cuales se ha creado el Albarán
Muestra las Facturas generadas
Envía el Albarán para su validación y envío al Cliente mediante un Lector PDA utilizando códigos de barras
Valida el Pedido partiendo de las lecturas de códigos de barras y crea un Albarán
Anula las líneas parcialmente facturadas y marca el Albarán como facturado
Crea un documento (Oferta, Pedido, Albarán) partiendo del registro actual
Marca el Albarán como Prefacturado, para que el proceso de facturación se efectúe sobre estos albaranes validados
Crea una Factura partiendo del Albarán actual
Gestiona los Anticipos del Pedido o Albarán
Emite el documento de control administrativo para el transporte de mercancías por carretera (Orden FOM/2861/2012)
Emite las etiquetas adhesivas para el envío del Albarán. También puede enviar su validación a un Lector PDA para garantizar el embalaje
Envía el Albarán por correo electrónico a la cuenta de correo predeterminada
Envía el Albarán por WhatsApp al número móvil identificado en el cliente
Emite el informe seleccionado entre los disponibles para el Albarán, permitiendo elegir el destino (Impresora, Pantalla, Exportar a un formato definido)

El otro tipo de documento para el control del inventario es la Orden de Fabricación, que permite emitir las órdenes partiendo de la estructura de materias primas y artículos semiterminados que estén definidos en la ficha de cada Artículo. La Orden de Fabricación puede ser de uso interno, para elaborar por la propia Empresa, o enviar a un proveedor externo para la realización de un servicio; al recibir el Artículo terminado, se facturará únicamente el servicio prestado por el proveedor externo, al tiempo que a nivel de inventario es cuando se registra la entrada del artículo terminado. Mientras, al crear la Orden ya se descuenta el stock de los artículos semiterminado o materias primas.

La consulta de la trazabilidad de los Artículos se puede realizar fácilmente desde la propia ficha del artículo, así como en diferentes informes que ofrecen información del movimiento del stock, permitiendo incluso valorar el inventario por diferentes parámetros económicos. Como ejemplo el Listado de Pedidos pendientes por Artículos le permite agrupar y ordenar por diferentes parámetros, así como incluir en un mismo informe los Pedidos de Ventas y los Pedidos de Compras para comparar el estado de las solicitudes para un mismo Artículo.

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